Artigo do cirurgião dentista José Augusto: A entropia do Estado: quando a administração pública perde energia 

Instituições também envelhecem. Sem renovação, avaliação e capacidade de adaptação, a máquina pública pode consumir cada vez mais recursos para entregar cada vez menos resultados.
Há um fenômeno silencioso que pode atingir qualquer administração pública: o desgaste gradual de sua capacidade de produzir resultados. Ele não aparece necessariamente em uma grande crise. Não começa
com o colapso de uma instituição, a paralisação de um serviço ou a falta absoluta de recursos.
Muitas vezes, começa de maneira quase imperceptível. Um procedimento ganha uma etapa. Um formulário se soma a outro. Um sistema deixa de conversar com outro. Uma regra criada para resolver uma situação específica permanece mesmo depois de a realidade ter mudado. Um programa público continua recebendo recursos sem que seus resultados sejam devidamente avaliados.
Separadamente, parecem problemas pequenos. Acumulados durante anos, podem produzir algo muito maior: uma administração pública pesada, lenta, cara e cada vez menos capaz de responder às necessidades da sociedade. É nesse ponto que uma metáfora emprestada da Física pode ajudar a compreender o problema: a entropia

Uma metáfora para entender o desgaste institucional

Na termodinâmica, a entropia está associada às transformações de energia e à tendência de determinados sistemas físicos caminharem para estados de maior dispersão. Não se trata, evidentemente, de aplicar literalmente uma lei da Física ao funcionamento do Estado. A administração pública não é um sistema termodinâmico. Mas a ideia de entropia pode funcionar como uma poderosa metáfora para pensar as
organizações. Instituições precisam de energia para funcionar. Essa energia não é apenas dinheiro. É também conhecimento, tecnologia, liderança, capacidade de gestão, fiscalização, participação social,
informação e disposição para mudar. Quando esses elementos não são continuamente renovados, a organização pode começar a perder capacidade. É a entropia institucional: o acúmulo gradual de complexidade, desperdícios, rotinas e estruturas que fazem o Estado gastar mais energia para produzir o mesmo resultado ou até menos.

Quando o processo se torna mais importante que o cidadão

A burocracia não é, por si só, um problema. Regras são necessárias. Procedimentos protegem direitos, estabelecem responsabilidades e ajudam a impedir arbitrariedades. O problema aparece quando o instrumento passa a ser mais importante que a finalidade. Uma administração pública existe para atender a necessidades coletivas. Entretanto, quando o cumprimento das rotinas internas passa a ocupar uma parcela excessiva da energia institucional, o cidadão corre o risco de deixar de ser o centro da organização.
O resultado é conhecido por quem já precisou resolver algo no setor público: documentos que precisam ser apresentados várias vezes, órgãos que não compartilham informações, sistemas que não se comunicam e processos que percorrem diferentes setores sem que ninguém consiga explicar por que determinadas etapas ainda são necessárias. O problema não é apenas a demora. É o desperdício de capacidade.Cada hora de trabalho empregada em uma etapa desnecessária representa tempo que poderia
estar sendo utilizado para melhorar um serviço, atender uma pessoa, fiscalizar uma política ou
resolver um problema.

O desperdício invisível

Quando se fala em desperdício no setor público, a discussão geralmente se concentra em dinheiro. É compreensível. Recursos públicos são limitados e devem ser utilizados com responsabilidade. Mas existe um desperdício menos visível: o desperdício de capacidade administrativa.
Uma equipe pode trabalhar intensamente e, ainda assim, produzir pouco valor público. Um órgão pode ter servidores qualificados, orçamento razoável e equipamentos modernos e, mesmo assim, apresentar baixa produtividade se seus processos forem mal desenhados.
Esse talvez seja um dos maiores desafios da gestão pública contemporânea: compreender que trabalhar muito não significa necessariamente produzir muito. Eficiência não é medir apenas o esforço realizado, é observar o resultado produzido.

O Estado também precisa de manutenção

Existe uma tendência de imaginar que a administração pública só precisa ser reformada quando
entra em crise. É um erro. Instituições precisam de manutenção antes da crise. Uma ponte precisa ser conservada antes de apresentar problemas estruturais. Sistemas de informação precisam ser atualizados antes de se tornarem incompatíveis. Servidores precisam ser capacitados antes que novas tecnologias tornem determinados conhecimentos obsoletos. Com as instituições públicas ocorre algo semelhante.
A pergunta deveria ser feita continuamente: O que estamos fazendo hoje ainda é a melhor maneira de alcançar o resultado que buscamos? Essa pergunta parece simples, mas possui enorme força transformadora. Ela obriga a administração a revisar processos, questionar estruturas e abandonar a ideia de que aquilo que sempre foi feito de determinada maneira precisa continuar sendo feito assim.

A dificuldade de abandonar o que deixou de funcionar

Uma das características mais difíceis das organizações públicas é a capacidade de preservar
estruturas. Criar um programa é relativamente simples. Encerrá-lo pode ser muito mais difícil.
Uma política pública pode ter sido criada para responder a uma necessidade legítima. Mas as
circunstâncias podem mudar. Novas tecnologias podem surgir. O problema original pode diminuir
ou assumir outra forma.
Ainda assim, o programa permanece, ano após ano, recursos continuam sendo destinados,
equipes continuam trabalhando e procedimentos continuam sendo executados.
Isso não significa que todo programa antigo seja ineficiente. Significa apenas que idade não pode
ser confundida com eficácia. Uma administração madura precisa ter capacidade de perguntar, periodicamente, se suas políticas continuam produzindo os resultados para os quais foram criadas.
Avaliar não significa necessariamente cortar. Significa conhecer. E conhecer permite aperfeiçoar,
ampliar, modificar ou, quando necessário, substituir uma política.

Tecnologia: solução ou apenas uma nova camada de burocracia?

A transformação digital abriu oportunidades extraordinárias para o setor público. Serviços podem
ser oferecidos remotamente, bases de dados podem ser integradas e tarefas repetitivas podem
ser automatizadas. Mas existe um risco: digitalizar processos sem repensá-los.
Nesse caso, a administração apenas troca o papel pela tela. Um processo burocrático continua sendo burocrático, agora dentro de uma plataforma digital. A verdadeira inovação acontece quando a tecnologia permite eliminar etapas, integrar informações e facilitar a vida do cidadão. Modernizar o Estado não é simplesmente informatizar a burocracia.  É repensar a burocracia.

A energia humana da administração pública

Nenhuma reforma administrativa funciona sem pessoas. Tecnologia, sistemas e normas são
instrumentos. Quem transforma esses instrumentos em resultados são os servidores e gestores
públicos. Por isso, uma política de eficiência precisa considerar conhecimento, capacitação e
valorização profissional.
Uma organização que perde servidores experientes sem preservar o conhecimento acumulado
pode perder uma parte importante de sua memória institucional.
Da mesma forma, uma instituição que não prepara seus profissionais para novas tecnologias e
novos desafios pode tornar-se progressivamente dependente de métodos ultrapassados. A
renovação administrativa, portanto, também passa pela renovação do conhecimento.

Transparência como mecanismo de renovação

Existe ainda uma fonte de energia que não pertence exclusivamente ao governo: a sociedade.
Transparência, fiscalização, imprensa, órgãos de controle, universidades, organizações da
sociedade civil e cidadãos podem ajudar a revelar problemas que, dentro da própria máquina
pública, acabam sendo naturalizados.
Quando uma instituição precisa explicar seus resultados, justificar seus gastos e demonstrar os
efeitos de suas políticas, cria-se um ambiente favorável à correção de erros. A transparência,
nesse sentido, não deve ser vista apenas como publicação de documentos.
Ela precisa permitir uma pergunta fundamental: O que a sociedade está recebendo em troca dos
recursos que entrega ao Estado?

Eficiência não é simplesmente gastar menos
Talvez seja necessário também superar uma ideia equivocada: a de que administração eficiente
é necessariamente aquela que gasta menos.
Nem sempre.
Reduzir despesas pode produzir economia ou pode simplesmente reduzir a capacidade de
prestar um serviço.
Se um hospital diminui seus custos, mas passa a atender menos pacientes; se uma escola
economiza recursos, mas reduz a qualidade do ensino; se um órgão reduz sua equipe e, como
consequência, aumenta o tempo de atendimento, houve redução de gasto mas não
necessariamente ganho de eficiência.
Eficiência pública precisa ser medida pela relação entre recursos, qualidade, resultados e
impacto social.
O objetivo não deveria ser simplesmente gastar menos. Deveria ser produzir mais valor público
com os recursos disponíveis.

Como combater a entropia administrativa?

Não existe uma fórmula única. Mas alguns princípios parecem fundamentais: avaliar políticas
públicas, simplificar processos, integrar sistemas, investir em tecnologia, capacitar servidores,
fortalecer a transparência e criar mecanismos permanentes de acompanhamento de resultados.
Acima de tudo, é preciso desenvolver uma cultura administrativa que aceite a mudança. Uma
instituição não deve ser avaliada apenas pela capacidade de cumprir aquilo que sempre fez.
Deve ser capaz de responder a uma pergunta mais difícil: Ela continua fazendo aquilo que a
sociedade precisa? Essa diferença é fundamental.
Uma administração orientada apenas pela preservação de procedimentos tende a olhar para
dentro. Uma administração orientada por resultados olha para fora.

O Estado que aprende

Talvez a melhor maneira de combater a entropia institucional seja transformar a administração
pública em uma organização capaz de aprender. Aprender significa medir resultados, reconhecer
erros, ouvir usuários dos serviços, testar novas soluções, corrigir rotas e abandonar práticas que
perderam sua utilidade.
Isso exige algo que nem sempre é fácil na esfera pública: compreender que mudar não significa
admitir que tudo o que existia antes estava errado.
Significa reconhecer que a realidade mudou.
O mundo muda. As cidades mudam. A tecnologia muda. As necessidades da população mudam.
Se o Estado permanece parado enquanto a sociedade avança, a distância entre ambos aumenta.

Renovar para continuar servindo

A metáfora da entropia nos oferece, portanto, uma maneira de olhar para um problema que
muitas vezes passa despercebido. Instituições não permanecem eficientes simplesmente porque
continuam funcionando. Elas precisam ser cuidadas, avaliadas, corrigidas e renovadas.
A administração pública eficiente não é aquela que possui o maior número de estruturas,
sistemas ou procedimentos.
É aquela que consegue transformar recursos públicos em serviços, oportunidades e soluções
para problemas concretos da sociedade.
O desafio do Estado moderno não é construir uma máquina administrativa que jamais se
desgaste. Isso provavelmente não existe.
O desafio é criar instituições capazes de perceber o desgaste antes que ele se transforme em
crise. Iustnstituições capazes de eliminar o que deixou de funcionar, preservar o que funciona,
inovar quando necessário e aprender continuamente.
Se a entropia pode representar, em nossa metáfora, a tendência ao desgaste institucional, a boa
administração pública representa o movimento contrário: a capacidade permanente de
reorganizar, renovar e recuperar energia para servir melhor.
No fim das contas, talvez essa seja a pergunta mais importante que uma administração pública
possa fazer a si mesma: Estamos utilizando nossa energia para servir à sociedade ou estamos
gastando energia apenas para manter a própria máquina funcionando?
A resposta a essa pergunta pode determinar a diferença entre um Estado que apenas existe e
um Estado que efetivamente entrega resultados.

Dr. Augusto Rocha Esp. em Gestão Pública, Gestão Hospitalar, Sociologia na educação e Teologia Cristã e Estudo Bíblico Avançado.